Privacyverklaring Tornadobikers VZW

1. Algemeen

Tornado Bikers doet er alles aan om de privacy te waarborgen en zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens. Wij houden ons aan de toepasselijke wet- en regelgeving waaronder de GDPR (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

2. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door Tornado Bikers VZW verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

  • om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Sportclub Druivenstreek (uitvoering overeenkomst)
  • het versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen en forum notificaties naar actieve leden via één centraal emailadres (gerechtvaardigd belang)
  • het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)
  • reservaties of inschrijvingen door het bestuur geregeld op vraag van de leden

Tornado Bikers VZW bewaart in haar database enkel de persoonlijke gegevens die ze ontvangt bij aansluiting van onze leden :

  • Naam
  • Adres
  • Geboortedatum
  • Telefoonnummer
  • GSM
  • Emailadres
  • IBAN
  • BIC
  • VWB lidnummer

3. Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden enkel verwerkt door de bestuursleden binnen Tornado Bikers VZW

4. Verstreking aan derden

Wij geven de verstrekte gegevens niet door aan derden tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

5. Gebruikte tools en ontvangers van persoonsgegevens

Er is een duidelijk onderscheid tussen clubleden en niet clubleden. Enkel voor leden is er een login voorzien die toegang verleent tot de ledenlijst, deelnamelijst, forum, ...). Voor leden is slechts een deel van de informatie zichtbaar.

De programma’s en tools die wij gebruiken, bevatten de volgende ledengegevens :

  • Onze website
    • Naam
    • Adres (*)
    • Geboortedatum
    • Telefoonnummer
    • GSM
    • Emailadres
    • IBAN (*)
    • BIC (*)
    • VWB lidnummer (*)
    • Integratie van foto's gehost op onze Flickr account
    • (*) enkel zichtbaar voor bestuur
  • Flickr
    • Foto's genomen tijdens club gerelateerde activiteiten.
  • VWB
    • Opdat iedereen verzekerd is in zowel binnen- als buitenland, vragen wij dat al onze leden aangesloten zijn bij de VWB en zich aanmelden bij Tornado Bikers VZW.
  • Google Drive
    • Gebruikt door het dagelijkse bestuur voor bewaren van ledenlijsten, oprichtingsaktes, bestellingen kledij, ...

6. Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

7. Bewaartermijn

Zowel de gegevens van actieve als non-actieve leden blijven in de verschillende gegevensdatabanken van de club. Dit is enkel voor statistische doeleinden. Er is geen retentieperiode van de gegevens voorzien.

8. Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking :

  • Alle personen die namens Tornado Bikers VZW van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten

9. Je rechten omtrent je gegevens

Onze leden hebben ten allertijde recht :

  • om inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben
  • op overdracht van gegevens aan jezelf of in jouw opdracht aan een andere partij
  • om de verwerking van persoonsgegevens op basis van de toestemming van de betrokken persoon weer in te trekken. Nieuwe gegevens mogen dan niet meer worden verzameld, de oude gegevens mogen gewoon bewaard blijven voor de aangegeven periode, want deze zijn gewoon rechtmatig verzameld (tenzij er een verzoek tot verwijdering wordt gedaan en het geen wettelijke of contractuele verplichting of een noodzakelijke voorwaarde is)

10. Klachten

Onze leden hebben ten allertijde recht :

  • Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.
  • Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)